El poder de la organización que puede compartirse

Uno de los mayores retos a la hora de trabajar con diversas herramientas o recursos es el de la organización. Es común que los usuarios de sistemas de información acumulen en sus dispositivos aplicaciones, documentos, direcciones de páginas web, presentaciones, recursos multimedia y un sinfiín de elementos que no se utilizan o terminan abandonados en el escritorio o en una carpeta que no vuelve a abrirse.

Con el advenimiento de la inteligencia artificial y la aparición de una herramienta para cada tarea, el número de iconos presente en las pantallas crece de manera exponencial, situación que exige llevar a cabo un proceso de selección y categorización de las aplicaciones y programas realmente necesarios, además de la depuración de aquellos que no son de uso permanente o cotidiano.

Este proceso de selección y orden aplica también para los archivos, que pueden convertirse en un verdadero problema, especialmente por la falta de un método que facilite su ubicación y etiquetado. Herramientas como Drive, aún con sus actuales limitaciones de espacio, son una alternativa útil para gestionar de forma eficiente los archivos, además de que facilitan el trabajo colaborativo y la disponibilidad permanente de la informacióón (siempre y cuando se cuente con acceso a internet); sin embargo, su potencial y aprovechamiento dependen en gran medida de las dinámicas de uso y el conocimiento de sus funciones. Así, por ejemplo, se recomienda nombrar siempre los archivos (no guardarlos como “documento sin título”), utilizar nombres que faciliten su búsqueda a través del navegador de la aplicación y almacenarlos en carpetas de acuerdo con el tipo de información que contienen.

Hoy, las herramientas que utilizan IA también pueden simplificar el proceso de organización de aplicaciones, recursos y archivos en los dispositivos. Una de ellas es Symbaloo, una plataforma gratuita que al ser configurada como página de inicio funciona como un escritorio virtual en el que se puede categorizar todo recurso que cuente con una URL, permitiéndole al usuario obtener una vista global y organizada de sus herramientas para facilitar su uso y consulta, a través de la creación de bloques (lugar en el que se almacena un recurso) y webmixers (colecciones de bloques que se agrupan por sus características y por categorías)