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La creación de programas académicos virtuales de la Universidad del Valle se enmarca en la robusta normatividad emitida por el Ministerio de Educación Nacional y las instancias directivas de la universidad, y su implementación se guía por manuales de procedimiento y rutas de acción que integran el trabajo de distintas dependencias como la DINTEV, la Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica -DACA-, la Oficina de Informática y Telecomunicaciones -OITEL- y las unidades académicas interesadas en ofertar programas virtuales.
Con el fin de facilitar la comprensión del proceso, a continuación se resumen las dos rutas que lo componen, resaltando que muchas de las actividades descritas se desarrollan de manera simultánea, lo que permite optimizar tiempo y recursos, así como iterar las fases o etapas de desarrollo para alcanzar mejores resultados en cada experiencia.
Para ser aprobada, la propuesta de creación de cada programa debe cumplir nueve condiciones de calidad que permiten respaldar su integración a la oferta educativa institucional. De esta manera, se garantiza que, entre muchos aspectos, el programa sea nombrado de manera adecuada, su constitución esté justificada, sus aspectos curriculares (entre componentes formativos, pedagógicos, de interacción, evaluación y de conceptualización teórica y epistemológica) estén bien estructurados, posea viabilidad para el desarrollo de líneas de investigación, integre de manera idónea el uso de medios educativos, cuente con un cuerpo docente experimentado y exista una infraestructura física y tecnológica que permita su funcionamiento.
Adicionalmente, cuando un programa entra en funcionamiento, en esta ruta se desarrollan procesos de seguimiento a los cursos del programa y se activa una estrategia de acompañamiento estudiantil por parte de un equipo de consejería, responsable de desarrollar actividades de bienestar.